Réponses et mesures d'intervention de CanNor en réaction aux recommandations du Rapport du printemps 2014 du vérificateur général

Rapport du vérificateur général/ Paragraphe et recommandation Réponse de l’Agence Plan d’action de CanNor État des mesures prises par CanNor
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Recommandation n° 1
L’Agence canadienne de développement économique du Nord devrait s’assurer que des évaluations complètes de l’admissibilité à l’aide accordée au titre de ses programmes de développement économique sont faites et documentées comme l’exige la Politique sur les paiements de transfert. Quand les demandes sont incomplètes, l’Agence devrait travailler avec les demandeurs pour s’assurer qu’ils fournissent toute l’information dont elle a besoin pour faire ses évaluations.		 Acceptée. Compte tenu de l’importance accordée à une évaluation approfondie de chaque projet afin d’en établir l’admissibilité, CanNor élabore actuellement de nouveaux formulaires de demande pour aider les bénéficiaires à fournir les renseignements nécessaires à l’évaluation appropriée des projets. De nouveaux formulaires d’évaluation des projets sont également en cours d’élaboration pour le Programme de développement économique des Autochtones (DEA) et le Programme d’investissements stratégiques dans le développement économique du Nord (ISDEN). Tous ces formulaires seront mis en œuvre d’ici le 1er avril 2014.
  • Rédiger une fiche de renseignements détaillée pour le Programme d'opportunités économiques pour les Autochtones du Nord (POEAN), (l’ancien programme de développement économique des Autochtones) et le programme d’ISDEN.
  • Créer un formulaire de demande pour le ADE et les ISDEN.
  • Élaborer de nouveaux formulaires d’évaluation de projet et lignes directrices pour le ADE et les ISDEN qui serviront aux agents de développement économique (ADE).
  • Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris la trousse d’outils des ADE et les conditions, lignes directrices, listes de vérification, formulaires, gabarits, processus et procédures de demande, et normes de service des programmes.
  • Terminée et publiée sur internet le 1er avril 2014.
  • Terminé et publiée sur internet le 5 mai 2014.
  • Terminés et traduits pour le ADE.
  • En attente de l’actualisation et de l’achèvement du cadre de contrôle de la gestion du programme d’ISDEN pour pouvoir terminer les lignes directrices à l’intention des ADE.
  • Les séances ont eu lieu dans les trois territoires dans la semaine du 24 mars 2014.
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Recommandation n° 2
L’Agence canadienne de développement économique du Nord devrait revoir officiellement ses processus actuels d’examen et d’approbation des projets pour que les décisions sur le financement à accorder aux bénéficiaires soient prises en temps utile. 		Acceptée. Par souci d’offrir à sa clientèle un service efficace et efficient, et afin d’améliorer et de renforcer davantage l’administration des accords de contribution par CanNor, les agents de programme utiliseront les nouveaux formulaires de demande et d’évaluation pour évaluer les demandes de manière exhaustive et opportune, en prenant en considération les difficultés de servir des clients situés dans le Nord. CanNor élaborera des normes de service d’ici le 1er avril 2014 pour les évaluations des projets et fera le suivi du rendement par rapport à ces normes.
  • Élaborer un outil de correspondance et de surveillance de projet pour documenter les échanges agent-promoteur concernant la collecte d’information, ainsi que la surveillance et la déclaration d’ententes de projet et de contribution.
  • Élaborer un mécanisme de suivi du rendement des projets, de production de rapports sur l’état des projets et de suivi des normes de service (OpSTART).
  • Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris la trousse d’outils des ADE et les conditions, lignes directrices, listes de vérification, formulaires, gabarits, processus et procédures de demande, et normes de service des programmes.
  • Mis en œuvre au 1er avril 2014.
  • OpSTART mis en œuvre au 1er avril 2014.
  • Les séances ont eu lieu dans les trois territoires dans la semaine du 24 mars 2014.
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Recommandation n° 3
L’Agence canadienne de développement économique du Nord devrait revoir ses processus d’assurance de la qualité pour veiller à ce que les ententes de contribution ne contiennent pas d’incohérences, et ce, avant la signature des ententes.		 Acceptée. Le processus d’assurance de la qualité actuel de CanNor sera amélioré d’ici le 1er avril 2014 pour le rendre plus performant. Le processus d’assurance de la qualité aura pour but d’éliminer toutes les incohérences dans les ententes de financement et de veiller à ce que les ententes de financement contiennent des dispositions liées aux modes de financement et au suivi de la mesure du rendement.
  • Créer un outil d’assurance de la qualité pour réduire les erreurs et incohérences dans les ententes de financement et pour garantir le respect des processus administratifs (méthode de financement) et la stratégie de mesure du rendement de CanNor.
  • Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris une formation sur l’assurance de la qualité.
  • Mis en œuvre au 1er avril 2014.
  • Les séances ont eu lieu dans les trois territoires dans la semaine du 24 mars 2014.
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Recommandation n° 4
L’Agence canadienne de développement économique du Nord devrait documenter ses évaluations des risques liés aux bénéficiaires et aux projets. Elle devrait aussi définir les niveaux appropriés de surveillance et de production de rapports à préciser dans les ententes de contribution, en fonction des risques posés par les bénéficiaires et les projets.		 Acceptée. CanNor élaborera des outils plus efficaces pour évaluer les risques liés aux projets avant le 1er avril 2014. Le risque associé au bénéficiaire servira à déterminer la durée de l’accord, et les niveaux de présentation des rapports financiers seront fondés sur le montant de l’accord. Les projets à risque élevé feront l’objet d’une surveillance accrue par les agents de projet.
  • Créer de nouveaux outils d’évaluation des risques et modifier ceux existants, selon le cas, et incorporer des outils dans les formulaires d’évaluation de projets pour les ISDEN et le ADE.
  • Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris une formation sur l’évaluation des risques associés aux projets.
  • Mis en œuvre au 1er avril 2014.
  • Les séances ont eu lieu dans les trois territoires dans la semaine du 24 mars 2014.
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Recommandation n° 5
L’Agence canadienne de développement économique du Nord devrait examiner les rapports présentés par les bénéficiaires et effectuer un suivi quand l’information est incomplète ou ne corrobore pas les activités précisées dans les ententes de contribution. L’agence doit aussi consigner l’information relative à ses activités de suivi et de surveillance pour s’assurer que les ententes sont surveillées conformément aux exigences de la Politique sur les paiements de transfert.		 Acceptée. Pour améliorer davantage les exigences de surveillance et la conformité, des séances de formation portant sur l’utilisation du Système de subventions et de contributions et sur les documents à consigner au dossier pour la surveillance, la justification et la gestion de l’information seront offertes aux agents de programme d’ici le 1er avril 2014.
  • Élaborer un outil de correspondance et de surveillance de projet pour documenter les échanges agent-promoteur concernant la collecte d’information, ainsi que la surveillance et la déclaration d’ententes de projet et de contribution.
  • Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris une formation sur le système de financement de subventions et de contributions.
  • Mis en œuvre au 1er avril 2014.
  • Trousse d’outils des programmes fournie aux ADE le 1er avril 2014. D’autres formations seront prévues avant le 30 juin 2014.
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Recommandation n° 6
L’Agence canadienne de développement économique du Nord devrait mettre pleinement en œuvre des stratégies de mesure du rendement pour ses programmes de développement économique. L’Agence devrait intégrer, dans les ententes de contribution, les exigences en matière d’information sur le rendement prévues par ses stratégies et utiliser cette information pour rendre compte du rendement des programmes.		 Acceptée. CanNor met systématiquement à jour ses indicateurs et stratégies de mesure du rendement au moment du renouvellement de chacun de ses programmes. Cet exercice permettra à l’Agence de s’assurer que les stratégies de mesure du rendement et les indicateurs de rendement sont à jour et répondent bien à ses besoins en matière de surveillance. Parallèlement, un nouveau système de suivi qui sert à consigner ces données a été conçu; sa mise en œuvre commencera le 1er avril 2014. Il permettra notamment de faire en sorte que les mesures sont intégrées aux sections des accords consacrées aux rapports et que l’information est enregistrée à mesure que les bénéficiaires présentent leurs rapports. Cette approche fera partie de la « trousse d’outils » des agents de développement économique. De plus, l’Agence consulte actuellement d’autres organismes de développement régionaux, ainsi que Services partagés Canada, au sujet de stratégies et de systèmes de mesure du rendement qui pourraient être mis en commun.
  • Créer un outil d’assurance de la qualité pour réduire les erreurs et incohérences dans les ententes de financement et pour garantir le respect des processus administratifs (méthode de financement) et la stratégie de mesure du rendement de CanNor.
  • Élaborer un mécanisme de suivi du rendement des projets, de production de rapports sur l’état des projets et de suivi des normes de service (OpSTART).
  • Établir des normes de service relatives à la prestation des programmes.
  • Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris une formation sur le nouveau système de suivi OpSTART.
  • Terminé et traduit.
  • OpSTART mis en œuvre au 1er avril 2014.
  • Mises en œuvre au 1er avril 2014.
  • Les séances ont eu lieu dans les trois territoires dans la semaine du 24 mars 2014.
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Recommandation n° 7
L’Agence canadienne de développement économique du Nord devrait terminer la mise en œuvre de son cadre de contrôle de gestion pour les subventions et contributions, et honorer l’engagement qu’elle a pris de mettre à jour les guides et les outils utilisés pour gérer les ententes de contribution.		 Acceptée. CanNor terminera la mise en œuvre du cadre de contrôle de gestion avant le 1er août 2014. L’Agence travaille actuellement à actualiser les manuels et les outils de gestion des programmes d’ISDEN et de DEA. Elle a récemment mis à jour son site Web en mettant l’accent tout particulièrement sur l’amélioration de l’accès à l’information sur les programmes pour ses clients.
  • Créer une trousse d’outils à l’intention des ADE comprenant un outil d’assurance de la qualité et un outil de correspondance et de surveillance permettant une gestion améliorée des ententes de contribution.
  • Élaborer des processus de contrôle financier comme suit :
    • Processus de rapprochement des contrats;
    • La mise en œuvre de processus de surveillance;
    • Actualisation des pouvoirs de délégation financière.
  • Mise en œuvre au 1er avril 2014.
  • Processus de rapprochement lancé en 2013-2014. Procédures seront formelles élaborées et mises en œuvre d’ici le 30 juin  2014.
  • Les processus de surveillance seront élaborés d’ici le 1er août 2014 et la surveillance débutera à la fin de l’automne 2014.
  • Délégations actualisées en version provisoire; en attente des changements à la politique du SCT.
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Recommandation n° 8
L’Agence canadienne de développement économique du Nord devrait évaluer, de concert avec les bénéficiaires autochtones de paiements de transfert, s’il y a lieu d’envisager le recours à des méthodes de financement différentes. Elle devrait aussi envisager le recours à des ententes pluriannuelles.		 Acceptée. Dans le but d’améliorer davantage le service et de réduire le fardeau administratif imposé aux demandeurs, CanNor étudie actuellement la possibilité de mettre en place d’autres modes de financement selon la directive sur les paiements de transfert et de conclure des ententes pluriannuelles dans le contexte des nouvelles modalités du programme de DEA, lesquelles entreront en vigueur le 1er avril 2014.
  • Intégrer la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert à la trousse d’outils des ADE.
  • CanNor utilisera des méthodes de financement de contribution établies, fixes et souples pour les paiements de transfert aux bénéficiaires autochtones, et la considération des ententes pluriannuelles sera fondée sur l’évaluation du risque du promoteur, conformément à la Directive sur les paiements de transfert (annexe K : paiements de transferts aux bénéficiaires autochtones) et au cadre de gestion des paiements de transfert du Ministère.
  • Offrir aux ADE des séances régionales de formation et de planification concernant la mise en œuvre du renouvellement des programmes, y compris une formation sur la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert.
  • Mis en œuvre au 1er avril 2014.
  • En cours.
  • Les séances ont eu lieu dans les trois territoires dans la semaine du 24 mars 2014.
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Recommandation n°9
L’Agence canadienne de développement économique du Nord devrait mettre à jour son plan des ressources humaines et établir un plan d’embauche des Inuits, comme l’exige l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut. L’Agence devrait surveiller la mise en œuvre de ces plans et les adapter au besoin.		 Acceptée. Par souci de se constituer un effectif professionnel qui représente adéquatement sa clientèle, et afin de doter tous les postes à l’administration centrale d’Iqaluit et satisfaire aux exigences des revendications territoriales, CanNor procède actuellement au renouvellement de son plan des RH et peaufine son plan d’embauche des Inuits, qui devraient être terminés avant le premier trimestre de 2014. L’Agence s’engage à réaliser un examen annuel de ces plans.
  • Actualiser le Plan des ressources humaines de CanNor.
  • Préparer le Plan d’emploi des Inuits (PEI).
  • Le plan de RH actualisé a été rédigé et révisé par le Comité de la Haute Gestion en mars 2014; le document définitif est prévue le 30 juin 2014.
  • Le PEI était rédigé à la mi-avril; l’examen final du Comité de la Haute Gestion devrait être fait en mai, et le document devrait être achevé pour le 30 juin 2014.
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Recommandation n°10
L’Agence canadienne de développement économique du Nord devrait revoir son effectif dans le but d’avoir une organisation établie dans le Nord, comme le prévoit son mandat.		 Acceptée. CanNor continuera d’accroître son effectif, notamment dans le secteur des services ministériels à Iqaluit, en prenant des mesures de dotation, de maintien en poste et de développement qui permettront de surmonter les défis en matière d’emploi dans le Nord. En s’appuyant sur ses plans de RH et d’embauche des Inuits, l’Agence ajoutera neuf postes supplémentaires à son effectif actuel à Iqaluit d’ici la fin de l’exercice financier 2014-2015 et transférera progressivement d’autres fonctions des services ministériels d’Ottawa à Iqaluit.
  • CanNor augmentera son effectif à l’ AC et à son bureau régional d’Iqaluit en ajoutant neuf postes d’ici la fin 2014-2015. À long terme, l’Agence transférera graduellement les services internes d’Ottawa à Iqaluit à mesure que des postes se libéreront et que des occasions se présenteront.
  • En avril 2014, CanNor avait augmenté de deux postes son effectif à Iqaluit.
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Recommandation n°11
L’Agence canadienne de développement économique du Nord devrait mettre à jour son Cadre de gestion des locaux à bureaux en tenant compte des leçons apprises depuis son établissement.		 Acceptée. CanNor mettra en œuvre son Cadre de gestion des locaux à bureaux d’ici le 31 mars 2014 afin de se conformer aux directives énoncées à l’annexe D (« Consignes aux ministères à l’égard des locaux ») du Guide de la gestion des biens immobiliers du SCT.
  • Préparer et publier un nouveau Cadre de gestion des locaux à bureau.
  • Préparé et approuvé par le Comité de la Haute Gestion au quatrième trimestre 2013-2014; sera publié sur l’intranet par CanNor pour le 16 mai 2014.
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Recommandation n°12
L’Agence canadienne de
développement économique du Nord devrait terminer le plus tôt possible l’harmonisation de ses programmes de paiements de transfert à l’appui du développement économique de manière à rendre les objectifs clairs et à préciser les obligations en matière de reddition de comptes.		 Acceptée. CanNor lancera un nouveau programme intégré de développement économique des Autochtones le 1er avril 2014
  • Cantor lancera et mettra en œuvre un Programme d’opportunités économiques pour les Autochtones du Nord (POEAN) harmonisé d’ici le 1er avril 2014.
  • Harmonisation du programme terminée, programme lancé au 1er avril 2014.

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