Plan d'action de la direction
| Recommandations | Priorité | Réponses et mesures prévues | Respon-sabilités (poste du responsable de la mesure) | Échéances (dates de mise en œuvre prévues) | Mesures ultérieures/état d'avancement |
|---|---|---|---|---|---|
| 1) CanNor devrait créer et mettre en œuvre un cadre de gestion financière qui inclut, mais sans y être limité, les processus et contrôles en matière de prévision, de CAFE et de rapports financiers. | ÉLEVÉE | Au cours de l'exercice 2011-2012, le secteur des finances de CanNor a entrepris l'élaboration et la mise en œuvre d'un cadre de gestion financière en vue d'inclure un processus de révisions mensuel permettant aux gestionnaires des centres de responsabilité (CR) de planifier leurs besoins de trésorerie pour l'exercice, et de respecter les limites du budget approuvé. Le processus comprend une téléconférence mensuelle et des modèles financiers, notamment les budgets, les dépenses réelles à jour et les engagements dans l'objectif d'établir les prévisions de fin d'exercice. Le secteur des finances a créé un calendrier mensuel de la situation financière pour 2011 2012 pour aider les gestionnaires à comprendre les diverses échéances et ainsi respecter la production régulière de rapports financiers pour le Comité de la haute direction. Les procédures du CAFE (créditeurs à la fin de l'exercice) ont été suivies en fin d'exercice à l'aide des instructions d'AADNC et de l'échéancier. Toutes les échéances ont été respectées, et les CAFE pour 2010-2011 ont été correctement établis dans le cadre de ces procédures. | DPF-Finances | Le premier rapport mensuel de la situation financière date du 31 mai 2011 et a été présenté au Comité exécutif le 15 juin 2011. Il s'agit d'un processus permanent assorti d'un calendrier des dates d'échéance pour la production des rapports. |
Le Bureau du contrôleur général (BCG) a examiné nos budgets et nos prévisions par la suite, soit le 17 octobre 2011. Il nous a donné des indications verbales sur les aspects suivants : déficit initial au budget salarial de base, engagements manquants et protocole d'entente (non signé) avec AADNC. En décembre, il a poursuivi son examen sur place. Un expert-conseil a travaillé avec le dirigeant principal des finances et le vice-président à la conception et à l'application de processus correctifs, d'un cadre de contrôle et de mesures actives de surveillance. Activité complète : Le cadre de gestion financière a été élaboré et approuvé par le Comité de la haute gestion (CHG). |
| 2) CanNor devrait réviser les états financiers de l'exercice 2009‑2010 en temps opportun. | ÉLEVÉE | CanNor traitera à nouveau les données comparatives pour 2009-2010 durant la préparation des états financiers de 2010‑2011; ces derniers seront diffusés dans le rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2011. | DPF-Finances | Décembre 2011 | Activité complète : Les états financiers ont été révisés et diffusés sur le site Internet de CanNor. |
| 3) CanNor devrait obtenir toute la formation nécessaire au système financier avec l'accès voulu au PTPNI et au SGSO. | ÉLEVÉE | En mai 2011, le secteur des finances de CanNor a coordonné de nombreuses séances de formation que donnerait AADNC aux employés des services ministériels de CanNor. Les cours de formation sur le système financier ont été offerts, sur une période de deux semaines, au personnel des services ministériels de CanNor, notamment à trois AS-3 (administration générale et finances), à un AS-5 (locaux et services ministériels), à un FI-3 (finances) des régions nordiques et à d'autres FI de la région d'Ottawa. La formation portait plus particulièrement sur le PTPNI, le SGSO et le système financier. | DPF-Finances | Terminé en mai 2011 |
Ce besoin de formation doit être intégré au cadre de planification de l'apprentissage comme garantie d'obtention de la formation nécessaire par les employés. Activité complète : La formation doit être planifiée pour 2012 2013 en fonction des nouveaux besoins. |
| 4) CanNor devrait concevoir des processus opérationnels efficaces en matière de gestion financière à son administration centrale d'Iqaluit. Il faudrait aussi tenir compte des PE ou des ententes de service avec d'autres entités fédérales les plus susceptibles de venir le plus efficacement à l'appui des activités de CanNor. | ÉLEVÉE | Le DPF de CanNor communiquera avec d'autres agences de développement économique régional et des ministères de taille semblable afin de se procurer leurs processus de contrôle interne documentés et les listes de vérification connexes. Ces documents seront examinés et adaptés aux processus opérationnels de CanNor applicables à la gestion financière. | DPF-Finances | D'octobre 2011 à mars 2012 |
Des listes de vérification et autres documents divers ont été reçus d'AADNC, du BCG et de TPSGC. Les politiques ont été établies en version provisoire et sont présentées chapitre par chapitre au CHG. Suivant le plan de projet, toutes les ébauches auront été reçues par le CHG en mars 2012 et, en mai de la même année, toutes les procédures auront été traduites et diffusées dans l'intranet de CanNor. Activité complète : Le protocole d'entente en question a été arrêté et signé en janvier 2012; on ajouté des clauses en vue de la création d'un comité de surveillance. Exercice 2012 2013 : On a chargé un groupe de travail de clarifier les rôles et les responsabilités et d'énoncer des normes de service par écrit en prévision du protocole d'entente du prochain exercice. |
| CanNor est à négocier le PE sur les services ministériels de 2011‑2012 avec AADNC, en mettant l'accent sur les domaines de service de la gestion financière qui exigent une attention et qui ont été relevés dans la vérification des contrôles fondamentaux par le BCG. Notre objectif est d'avoir terminé l'examen du PE bien avant la fin de l'exercice. | |||||
| 5) CanNor devrait veiller à ce que les gestionnaires et les cadres obtiennent la formation requise et valident leurs connaissances, comme il se doit, avant d'exercer leur pouvoir délégué. CanNor devrait aussi conserver dans ses dossiers les preuves de l'achèvement par les employés de la formation nécessaire à l'obtention de la délégation de pouvoir. | ÉLEVÉE | En mars-avril 2011, le secteur des finances de CanNor a entrepris un examen détaillé de l'actuelle certification de l'École de la fonction publique en matière de pouvoirs financiers délégués. La structure des CR a été modifiée en 2011 2012 et, pour cette raison, les pouvoirs financiers délégués de tous les gestionnaires délégués proposés ont été revus afin de s'assurer que le secteur des finances possède un registre officiel de la certification (cours G126 et G127) ainsi que la confirmation, par l'École, que les examens ont été réussis. Ces documents ont été compilés par CR, mis dans des cartables et distribués aux trois régions, ainsi qu'au bureau d'Ottawa. Vu le contexte, toutes les fiches de spécimen de signature ont également été signées de nouveau par le gestionnaire responsable de la délégation et par le gestionnaire de CR délégataire, puis envoyées à AADNC. | DPF-Finances | Terminé en avril 2011 |
Le secteur des ressources humaines envoie des rappels aux gestionnaires dont la période de cinq ans est sur le point d'expirer. Il contrôle la formation obligatoire et tient des listes à ce sujet; le secteur des finances contrôle aussi les fiches de spécimen de signature et les revoit périodiquement. Activité complète : La procédure a été élaborée et approuvée. |
| Pour les éléments 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 et 19. | Décembre 2011 à mars 2012 |
Le vice-président a chargé un groupe de travail de neuf employés d'élaborer des processus et des procédures pour les approvisionnements, les déplacements et l'accueil. On a aussi établi des procédures pour la délégation de pouvoirs, le plan comptable, la vérification des comptes, la gestion des salaires, les prévisions, les CAFE et les petites caisses. On mettra au point une stratégie de formation pour 2012 2013. Les politiques ont été établies en version provisoire et sont présentées chapitre par chapitre au CHG. Selon le plan de projet, toutes les ébauches auront été examinées par le CHG en mars 2012 et, en mai de la même année, toutes les procédures auront été traduites et diffusées dans l'intranet de CanNor. |
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| 6) CanNor devrait veiller à ce que les engagements de dépenses et engagements individuels soient approuvés par une personne dûment autorisée à le faire avant que les dépenses ne soient engagées et comptabilisées dans le système financier. | ÉLEVÉE | En mars-avril 2011, le processus qui soutient l'article 32 (engagements) et l'article 34 (paiement de fournitures, de services ou de travaux) de la Loi sur la gestion des finances publiques a été revu par le secteur des finances de CanNor; s'est ensuivie la mise en œuvre d'une mesure corrective qui garantit l'obtention des délégations appropriées et la conservation de traces écrites à l'appui des articles 32 et 34. | DPF-Finances | Depuis mars-avril 2011 |
L'équipe des services administratifs élaborera par écrit, en collaboration avec les finances et les coordonnateurs administratifs régionaux, des processus et des procédures de traitement en vertu des articles 32 et 34. Ce document de contrôle interne fera partie d'un ensemble de politiques et de procédures administratives auxquelles doivent adhérer tous les employés de CanNor, notamment ceux qui fournissent des services en son nom. Activité complète : Les procédures ont été élaborées et approuvées. |
| Ces changements seront intégrés dans les processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. | D'ici mars 2012 | ||||
| 7) CanNor devrait veiller à l'attestation des dépenses par une personne dûment autorisée à le faire, en temps utile, et par une personne qui ne profite pas directement ou indirectement de la dépense. | ÉLEVÉE | En mars-avril 2011, le processus qui soutient l'article 32 (engagements) et l'article 34 (paiement de fournitures, de services ou de travaux) de la Loi sur la gestion des finances publiques a été revu par le secteur des finances de CanNor; s'est ensuivie la mise en œuvre d'une mesure corrective qui garantit l'obtention des délégations appropriées et la conservation de traces écrites à l'appui des articles 32 et 34. | DPF-Finances | Depuis mars-avril 2011 |
L'équipe des services administratifs élaborera par écrit, en collaboration avec les finances et les coordonnateurs administratifs régionaux, des processus et des procédures de traitement en vertu des articles 32 et 34. Ce document de contrôle interne fera partie d'un ensemble de politiques et de procédures administratives auxquelles doivent adhérer tous les employés de CanNor, notamment ceux qui fournissent des services en son nom. Activité complète : Les procédures ont été élaborées et approuvées. |
| Ces changements seront intégrés dans les processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. | D'ici mars 2012 | ||||
| 8) CanNor devrait veiller à ce que la preuve de l'exécution et du montant des frais soit conservée, et si elle est manquante, qu'une justification de l'achat soit clairement indiquée dans le dossier. | ÉLEVÉE | En mars-avril 2011, le processus qui soutient l'article 32 (engagements) et l'article 34 (paiement de fournitures, de services ou de travaux) de la Loi sur la gestion des finances publiques a été revu par le secteur des finances de CanNor; s'est ensuivie la mise en œuvre d'une mesure corrective qui garantit l'obtention des délégations appropriées et des traces écrites à l'appui des articles 32 et 34. | DPF-Finances | Depuis mars-avril 2011 |
L'équipe des services administratifs élaborera par écrit, en collaboration avec les finances et les coordonnateurs administratifs régionaux, des processus et des procédures de traitement en vertu des articles 32 et 34. Ce document de contrôle interne fera partie d'un ensemble de politiques et de procédures administratives auxquelles doivent adhérer tous les employés de CanNor. Activité complète : Les procédures ont été élaborées et approuvées. |
| Ces changements seront intégrés dans les processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. | D'ici mars 2012 | ||||
| 9) CanNor devrait veiller à ce que l'approbation du dirigeant principal des finances soit obtenue, au cas par cas ou en approuvant des limites générales, avant de remettre des cartes d'achat à des employés. | ÉLEVÉE | Les demandes de cartes d'achat ont été envoyées au secteur des finances aux fins d'approbation du DPF. Toutes les cartes d'achat feront l'objet d'une étroite surveillance relativement aux limites en matière de dépenses. | DPF-Finances | Depuis avril 2011 |
Pour 5 des 10 cartes d'achat actuelles, on a abaissé les limites afin de mieux tenir compte des présents niveaux de dépenses. Activité complète : La procédure a été élaborée et approuvée. |
| 10) CanNor devrait obtenir une reconnaissance écrite des responsabilités et obligations du détenteur avant l'émission de la carte d'achat et conserver la documentation au dossier. | ÉLEVÉE | Le secteur des finances de CanNor a adopté la formule de déclaration utilisée par AADNC. Tous les détenteurs de carte d'achat doivent lire et signer cette formule, qui précise leurs responsabilités et obligations. Les futurs détenteurs de carte doivent signer cette formule pour recevoir leur carte. | DPF-Finances | Depuis avril 2011 |
Le dirigeant principal des finances appliquera un processus d'examen annuel en vue de l'obtention d'une reconnaissance écrite des responsabilités et obligations de tous les détenteurs de cartes d'achat. Activité complète : La procédure a été élaborée et approuvée. Activité complète : On a obtenu la reconnaissance des responsabilités et obligations de tous les détenteurs actifs de cartes d'achat en mars 2012. |
| 11) CanNor devrait veiller à ce que les cartes d'achat servent exclusivement à l'achat de biens et services autorisés dans le cadre d'activités gouvernementales et aux frais d'accueil préalablement approuvés. | ÉLEVÉE |
Les détenteurs de carte ont été informés de l'utilisation précise qu'ils doivent faire de leur carte. Ils ont également reçu un rappel à ce sujet. Les transactions effectuées à l'aide d'une carte d'achat seront examinées périodiquement (régions et Ottawa) dans le but de veiller à ce que les cartes soient utilisées de manière appropriée. |
DPF-Finances | Depuis avril 2011 |
Activité complète : On a examiné l'utilisation des cartes en mars 2012 et les résultats ont été présentés en avril au CGF (Comité de gestion financière) dans le cadre du programme de surveillance active. Activité complète : La procédure a été élaborée et approuvée. |
| Ces changements seront intégrés dans les processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. | D'ici mars 2012 | ||||
12) CanNor devrait veiller à créer des processus opérationnels et à conserver la documentation afin de s'assurer :
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ÉLEVÉE |
À l'exercice 2010-2011, CanNor avait un PE avec AADNC pour les services ministériels, ce qui comprend les services de gestion du matériel se rapportant aux approvisionnements, aux marchés et aux biens. AADNC fournit des services de gestion du matériel à CanNor conformément aux politiques du Conseil du Trésor (CT) et aux lois applicables. De plus, AADNC a sa série de politiques internes sur les approvisionnements (voir son site Web « Perspectives »). AADNC a élaboré des processus opérationnels que CanNor met en place relativement aux approvisionnements, à la passation de marchés et à la gestion des biens. CanNor et AADNC travailleront de concert à clarifier les rôles et responsabilités se rapportant aux approvisionnements et à la passation de marchés pour faire en sorte que tous les documents qui soutiennent le processus d'approvisionnement ainsi que les politiques et procédures connexes soient signés par les gestionnaires autorisés et accompagnés de tous les documents requis. Les gestionnaires examineront attentivement le processus pour s'assurer que les mesures appropriées sont prises et documentées conformément aux politiques du CT et des politiques internes d'AADNC. CanNor veillera à ce que tous les marchés de plus de 10 000 $ continuent d'être affichés sur son site Web. |
DPF-Finances | Depuis avril 2011 |
Activité complète : Le protocole d'entente a été arrêté et signé en janvier 2012. On a ajouté des clauses en vue de la création d'un comité de surveillance. On a chargé un groupe de travail de clarifier les rôles et les responsabilités et d'énoncer par écrit des normes de service en prévision du protocole d'entente du prochain exercice. À l'heure actuelle, le comité d'examen des contrats passe en revue tous les marchés proposés et en vérifie la conformité au processus de passation des marchés publics, notamment pour prévenir tout fractionnement des contrats. Ce comité s'est réuni régulièrement en 2011 2012. Activité complète : La procédure a été élaborée et approuvée. |
| 13) CanNor devrait veiller à ce que les agents des marchés connaissent les règles d'attribution des marchés publics afin d'éviter les cas de fractionnement de marchés. | ÉLEVÉE |
L'Agence fait appel à AADNC pour obtenir des services en matière d'approvisionnement et de marchés. Le personnel de CanNor et les employés AADNC passeront au peigne fin tous les processus et pratiques se rapportant aux contrats pour éviter tout fractionnement de marchés. |
DPF-Finances | Depuis avril 2011 | Activité complète : À l'heure actuelle, le comité d'examen des contrats passe en revue tous les marchés proposés et en vérifie la conformité au processus de passation des marchés publics, notamment pour prévenir tout fractionnement des contrats. Ce comité s'est réuni régulièrement en 2011 2012 et a examiné les principaux contrats. Il n'a constaté aucun problème de fractionnement. |
| 14) CanNor devrait documenter et indiquer au dossier l'objet d'un voyage d'affaires, de manière à ce qu'il soit entièrement justifiable. | ÉLEVÉE |
Tout employé doit faire signer un formulaire d'autorisation de voyager avant d'entreprendre un déplacement. Il faut notamment indiquer dans le formulaire l'objet du déplacement. Le formulaire (ou une copie) est versé au dossier de déplacements de l'employé et une copie (ou l'original) accompagne la demande de remboursement de frais de déplacement. |
DPF-Finances | Depuis avril 2011 | Activité complète : La procédure a été élaborée et approuvée. |
15) CanNor devrait veiller à créer des processus opérationnels et à conserver la documentation afin de s'assurer que :
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ÉLEVÉE |
Le formulaire d'autorisation de voyager doit être rempli avant tout déplacement. L'utilisation de l'outil de gestion des dépenses automatisé fera l'objet d'une évaluation. Les employés ont été informés qu'il faut recourir aux fournisseurs du gouvernement, à défaut de quoi on leur demandera de fournir une justification. Les employés qui voyagent dans le cadre de leur emploi sont informés de leur obligation d'obtenir une carte de voyage et de l'utiliser le moment venu. Les déplacements de l'administrateur général sont divulgués sur une base trimestrielle. |
DPF-Finances | Depuis mai 2011 | CanNor met en service pour janvier 2012 l'outil de gestion automatisée des frais de déplacement. La formation devait débuter en décembre 2011. Le but est d'améliorer le processus opérationnel pour les autorisations préalables (article 32), les approbations (article 34), le remboursement aux taux fixés par le CNM, le bon calcul à faire et la production de pièces justificatives. |
| Les exigences décrites ci-dessus figureront dans les processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. | D'ici mars 2012 | Activité complète : La procédure relative aux déplacements a été élaborée et approuvée; on a mis en service l'outil de gestion automatisée des frais de déplacement en février 2012. | |||
| 16) CanNor devrait veiller à ce que les demandes de carte de voyage et les ententes avec les détenteurs de carte reconnaissant les responsabilités et obligations soient conservées dans le dossier. | MOYENNE | Les demandes de carte de voyage et la signature des ententes par les détenteurs de carte sont maintenant consignées comme il se doit. Les futurs détenteurs de carte doivent signer un formulaire d'entente pour recevoir leur carte. | DPF-Finances | Depuis mai 2011 |
Le dirigeant principal des finances mettra en application un processus d'examen annuel en vue de l'obtention de la reconnaissance écrite prévue des responsabilités et obligations de tous les titulaires de cartes de voyage. Activité complète : La procédure a été élaborée et approuvée. Activité complète : On a obtenu en mars 2012 la reconnaissance des responsabilités et obligations de tous les détenteurs actifs de cartes de voyage et un certain nombre de cartes ont été annulées. |
| Ces renseignements seront intégrés dans les processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. | D'ici mars 2012 | ||||
| 17) CanNor devrait veiller à la préapprobation de l'engagement de fonds pour les cotisations et frais d'inscription par une personne dûment autorisée. | MOYENNE | Dans le cadre du processus à l'appui de l'article 32 (engagements) de la Loi sur la gestion des finances publiques examiné par le secteur des finances de CanNor, la mesure corrective a été mise en œuvre afin de garantir l'obtention de l'autorisation, par un gestionnaire délégataire, pour ce type de dépenses. | DPF-Finances | Depuis mai 2011 |
L'équipe des services administratifs élaborera par écrit, en collaboration avec les finances et les coordonnateurs administratifs régionaux, des processus et des procédures de traitement en vertu des articles 32 et 34. Activité complète : On a intégré l'approbation des dépenses en cotisations à la délégation de pouvoirs financiers; les procédures de délégation et de vérification de comptes ont été élaborées et approuvées. |
| Cette mise à jour sera intégrée aux processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. | D'ici mars 2012 | ||||
| 18) CanNor devrait conserver une documentation écrite indiquant que les procédures de départ ont été suivies afin d'attester que toutes les sommes dues à la Couronne ont été remboursées et que tout matériel prêté a été rendu avant que l'employé quitte l'organisme. | MOYENNE | Une mesure corrective a été mise en œuvre. Avant de quitter son emploi, toute personne doit remplir un formulaire de départ et obtenir les signatures confirmant que tous les biens ont été comptabilisés et qu'aucune somme n'est due à l'État. Le formulaire rempli est ensuite versé au dossier de cessation d'emploi conservé par les RH de CanNor, à Iqaluit. | DPF-Finances | Depuis mai 2011 | La procédure relative aux formulaires de départ des employés est en place. |
| Ces renseignements seront intégrés aux processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. | D'ici mars 2012 | Activité complète : La procédure a été élaborée et approuvée. | |||
| 19) CanNor devrait prendre les mesures nécessaires pour s'assurer que toutes les demandes de congé sont préautorisées par une personne dûment autorisée. | BASSE | Des rappels périodiques à propos des exigences liées au processus d'autorisation des congés sont envoyés à tous les gestionnaires, et les RH de CanNor exerceront une surveillance à cet égard aux six mois. | Services ministériels - RH | Depuis mai 2011 | Activité complète : La procédure a été élaborée et approuvée. |
| Ces renseignements seront intégrés aux processus de contrôle interne documentés qui seront adoptés d'ici mars 2012. | D'ici mars 2012 |